Pressemitteilung zum 22.06.2019

Bäder arbeiten ab sofort vernetzt mit neuem Ticketing-, Zutritts- und Bezahlsystem

Dornbirn, Wien (AT): Seit kurzem arbeiten alle der knapp vierzig Standorte der Wiener Bäder mit dem neuen Kassensystem des Anbieters Portalum. Die Einlernzeit war kurz, darüber hinaus ließ sich einiges an Kosten einsparen.


Die Abteilung Bäder der Stadt Wien hat im Zuge des vergangenen Jahres alle insgesamt 38 von ihr verwalteten Bäder auf ein einheitliches, neues Kassensystem umgestellt. „Das Vorhaben war von strategisch großer Bedeutung und sehr komplex“, erklärt Gerhard Bernthaler, Hauptkassenbeauftragter der Stadt Wien Bäder im Bereich Betrieb und Erhaltung. Verantwortlich für die Kassenlösung war das Unternehmen Portalum, ein aus Dornbirn in Vorarlberg stammender Anbieter für Ticketing-, Zutritts- und Bezahlsysteme, der bei diesem Auftrag als Partner der Nipcon IT Solution GmbH tätig war. Inzwischen haben die Bäder auch schon einige Erfahrung mit dem neuen System gesammelt: „Das Kassensystem lässt sich einfach und intuitiv bedienen – das bestätigen uns auch die Kassenangestellten. Die Abläufe sind für jeden leicht verständlich. Deshalb ist die Einlern- bzw. Eingewöhnungsphase ausgesprochen kurz“, so Gerhard Bernthaler.

20-30.000 Euro weniger allein fürs Verbrauchsmaterial
Dank Portalum konnten die Stadt Wien Bäder einen Großteil der vorhandenen Hardware in den Bädern und die bestehende Netzwerkinfrastruktur für die neue Kassenlösung umgestellten Bäder übernehmen. „Damit haben wir uns sicher einiges an Kosten gespart“, schildert Gerhard Bernthaler. Zusätzliche Einsparungen brachte eine Umstellung des Ticketings – übrigens bei laufendem Betrieb: Die Stadt Wien Bäder drucken die verpflichtenden Beleg- und Ticketinfos jetzt mit den vorhandenen Bondruckern auf den Kassabon, anstatt, wie bisher, auf teure Thermotransferrollen. Dadurch ersparen sich die Bäderbetriebe den Ticketdrucker. „Wenn ab 2020 dann auch die Schwimmvereine RFID-Medien statt Papiertickets verwenden können, wird der Effekt noch besser sichtbar: Hochgerechnet gehen wir momentan von Einsparungen in der Höhe von rund 20-30.000 Euro pro Jahr allein fürs Verbrauchsmaterial aus. Zudem schonen sie zudem die Umwelt. Der Vorarlberger Systemanbieter realisierte das Vorhaben, bei dem gleichzeitig die Vorgängersoftware abgelöst wurde, zügig: Die ersten 22 Hallen-, Kombi- und Saunabäder gingen nach nur vier Wochen erfolgreich „live“, 16 weitere folgten. „Trotz der großen Anzahl an Bädern, Kassen und Personal, die mit dem Kassensystem arbeiten, war die Fehlerquote beim Umstieg sehr gering. Mit Hilfe der selbsterklärenden, bebilderten Handbücher konnte selbst das Ersatzpersonal in Kürze mit dem Kassensystem einwandfrei arbeiten“, so Gerhard Bernthaler.

Anforderungen an das Kassensystem
Die neue Software ermöglicht den Bäderbetrieben einen laufenden Datenabgleich zwischen allen Standorten und dem Hauptserver. Umsätze, Ticket- und Kundeninformationen sind so, stets abgestimmt, für alle Berechtigten sichtbar. Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) kann das neue Kassensystem auch die im Rahmen der Belegerteilungspflicht geforderten QR-Codes auf die Tickets drucken.

Individuelle Erweiterungen der Software
Auf Wunsch der Stadt Wien Bäder nahm Portalum mehrere spezielle Anpassungen vor. „Bei der Wahl des Partners war für uns entscheidend, dass individuelle Sonderentwicklungen möglich sind und diese rasch umgesetzt werden“, erklärt Gerhard Bernthaler. Zum Beispiel wurden folgende Sonderlösungen eingerichtet: die Möglichkeit, den Gültigkeitszeitraum von Monatskarten nach den Sonderregeln der Stadt Wien Bäder automatisch zu berechnen, die Wochenumsätze der Kassenbediensteten für den Fiskus auszuweisen oder dass das System die Verantwortlichen bei Erreichen einer zuvor definierten, wöchentlichen Umsatzgrenze warnt. Portalum hat darüber hinaus eine FIBU-Schnittstelle zur von den Stadt Wien Bädern eingesetzten SAP-Software programmiert, außerdem hat der Anbieter spezielle Netzwerkkameras für die Aufnahme von Kundenbildern für die Monatskarten in die Kassenlösung integriert. „Wie die Praxis zeigt, haben wir uns für die richtigen Partner entschieden. Die Preise wurden nach Prüfung durch die Fachabteilungen der Stadt Wien als angemessen erachtet“, unterstreicht Gerhard Bernthaler.

Support
Die Stadt Wien Bäder decken den First-Level-Support selbst ab, erst im zweiten Schritt greifen die Bäderbetriebe auf die Dienstleistungen von Portalum bzw. Nipcon zurück. „Wir haben aus unseren Erfahrungen gelernt und wissen, dass wir engagierte Partner brauchen, auf die wir uns in Supportfragen verlassen können, die sich umfassend auskennen und deren Reaktionszeiten im Bedarfsfall kurz sind“, fasst Gerhard Bernthaler zusammen und ergänzt: „Noch nie habe ich mich im First-Level so gelangweilt, wie nach der Umstellung“, betont Gerhard Bernthaler schmunzelnd.

Laufende Erweiterungen
Das Kassensystem wird laufend gemäß den Kundenwünschen weiterentwickelt: Die Fachleute von Portalum integrierten individuelle Reports mit speziellen Umsatzauswertungen, eine Sperrkundenliste sowie eine Geldautomaten-Schnittstelle an den Kassen. Das ermöglicht eine fehlerfreie Verbuchung solcher Zahlung im System. Für die Zukunft ist eine eigene Check-In-Funktion für die rund 2.500 Mitglieder der jeweiligen Schwimm- und Tauchvereine mit weiteren Auswertungsmöglichkeiten geplant.

Für die Monats- und Jahreskarten bereitet Portalum das Kassensystem mit einem Zutrittssystem, das mit berührungslosen RFID-Medien funktioniert, vor. Ein bauseits vorhandener Service-Ticketautomat geht ebenso in Bälde in Betrieb.

Eckdaten Stadt Wien Bäder:
Anzahl: 38 Standorte
Kassen: insg. 65 Kassenplätze
Mitarbeiter: rund 1.000 (im Schnitt, inkl. Saisonmitarbeiter)
Besucher: 4,5 Mio. pro Jahr (im Schnitt)


Eckdaten des neuen Kassensystem für die Stadt Wien Bäder:
• Vernetzung von knapp vierzig Standorten (Datentransfer)
• Abdeckung des Bäder- und Saunabereichs
• Konform mit Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)
• Belegpflichtkonform (QR-Codes)
• Integrierte Netzwerk-Kamera für Kundenbilder
• Statistiken, Reports (auch individuell)
• Integration von Fremdprodukten: Hardwarebestand großteils integriert
• Anbindung der bestehenden Netzwerkstruktur
• Kosteneinsparungen durch umweltschonende Ticketlösung
• 2nd-Level-Support, auch via Fernwartung, Service-Hotline

Erweiterungen / Sonderanpassungen:
• Automatisierte, individualisierte FIBU-Schnittstelle zu SAP
• ZVT-Schnittstelle für automatisierte Geldautomatenzahlungen
• Anbindung weiterer Verkaufspunkte wie z. B. Service-Ticketautomat
• Zutrittskontrollsystem mit Ticketleser und berührungslosen RFID-Medien


Portalum GmbH
Der österreichische Systemanbieter ist ein Spezialist für Ticketing-Systeme. Die erweiterbaren Standardlösungen kommen in den Bereiche Bäder & Wellness, Sport & Erholung sowie Kultur & sonstige Freizeitanlagen zum Einsatz. Das Unternehmen, das ursprünglich aus einem Softwarehaus entstanden ist, blickt auf sein rund 20-jähriges Bestehen zurück. Gemeinsam mit der Expertise des Schwesterunternehmens SPIDER, Spezialistin für Netzwerktechnik und Datensicherheit, bietet Portalum Kassen-, Zutritts- und Ticketing-Systeme sowie Support aus einer Hand.

Neben eigener Hardware, wie Kassen, Ticket- und Bondrucker oder Barcode- und Chipkartenleser sowie Verbrauchsmaterial, bietet Portalum auch stationäre Drehsperren und andere Lösungen für eine automatische Zutrittskontrolle an.